样本规范寄送及接收管理办法

目的

为保证样本接收及时性和准确性，有效提升样本流转效率，缩短 各产品项目接收提取周期，现制定样本规范送样及接收流程。

适用范围

北京百迈客生物科技有限公司

 职责

样本入库员：负责实物样本的收录工作。确保实物样本到达实验 室后，云平台信息单与实物样本一致时，当天完成样本录入。

销售经理：负责指导及协助客户完成信息单填录工作，确保样本 信息单录入的及时性和准确性；

声明

对于危害程度为第一、二类的高致病性样本，只接收提取后的核 酸样本，不接收组织、血液、菌体等样本。对于危害程度为三、四类 的致病性或传染性的样本（组织、血液、菌体等），必须先通过销售 或技术支持与实验技术主管沟通，确认无高致病和传染性且能进行后续实验后再安排样本寄送。危害程度的判定标准具体参见《人间传染 的病原微生物名录》。

提取风险提示和注意事项

核酸提取质量与物种及组织部位、采集方法及保存状态、提取方 法及操作、实验器材及环境等因素息息相关，故百迈客无法完全保证 提取质量，望各位客户知悉理解，并做好组织备份。为保障获得相对 较高质量的核酸，请客户务必按照以下指导原则准备样本，更多细节 请参照百迈客《样本制备指南及送样建议》。对于难以获得的珍贵样 本、微量样本，建议客户自行提取。

1. 组织速冻时间

为保证核酸提取质量，目的组织离体后，需立即 清理速冻，建议 5min 内完成，越快越好。

2. 组织送样量

建议送样量适用于 95%的物种组织，少部分组织因 胞内核酸量较低，需适当增加送样量，比如动物皮肤，植物果实、 根等。请严格按照《样本制备指南及送样建议》要求送样，送样 量过少或过多均不利于核酸提取实验。随着技术发展，当前大部 分产品建库起始量较低，不需要太多组织，采样量过多反而会造 成速冻不彻底、提取取样困难、冻融降解等风险。

3. 组织保存管选择

所有组织样本务必使用下图/表的离心管或螺纹 管保存，严禁直接装入密封袋或锡箔纸保存。（两种材料均低温冻 脆易破裂，可能导致样本泄露交叉污染或名称无法分辨）

4. 组织样本保存方法

首选液氮速冻；没有液氮条件的，可直接放 入-80℃冰箱冻存；环境条件限制的，可使用商业核酸保护液保存 （这类试剂对动物组织可起到一定的效果，植物、菌类、细胞， 微量样本不建议使用），并严格按相应试剂说明操作。

5. 冻融组织

组织冻存后，一旦冻融，RNA 降解概率大于 80%，核酸 质量较差，此类组织不建议送样。请客户送样前注意组织保存状 态，确保组织未发生过冻融情况。

6. 组织分离要求

客户需自行分离好绝对目的部位组织（如目的部 位为叶片，就不能含有茎），提取实验时无法精确取样，无法称重。 组织量超标准太多的项目样本将不能全部取样，只随机选取适量组织提取，如有这类特殊实验设计要求，请客户提取核酸后送样。

7. 干冰样本寄送样本注意事项

(1)需要使用自封袋收集所有样本管，如果样本管数量超过 20 管， 建议使用冻存盒集中存放，并按照信息单顺序摆放，将样本集 中存放在干冰中层。外包装推荐使用厚壁且质地紧密的泡沫箱。

(2)根据路程酌情添加干冰，推荐计算公式为：干冰重量=路途天 数*5 ㎏，在选择快递公司时，务必确认预计送达的时间。

样本寄送接收管理办法

1. 【未立项，无样本信息单】客户确认合同已立项，经云平台上传 信息单后，方可寄送样本，随样本附带纸质版样本信息单，此环节由 销售经理配合客户完成。如未立项或无样本信息单，样本组接收样本 置于待确认区，由样本组长每日 17：30 通过群组邮件集中反馈至销 售经理，待项目信息单完成上传后，样本入库员执行样本接收录入流 程；超 3 个自然日未提供样本信息单，由样本组长将项目信息发送销 售管理部，销售内部进行公示，对应大区经理负责监督完成；超 7 个 自然日未提供样本信息单，会根据《生产事故管理办法》上报记录销 售事故。

2. 【信息单准确性】信息单中每项内容的填写均需要做到准确无误， 避免样本处理时间过长导致样本损坏。为保证样本入库环节工作 效率，样本组统计每月到样批次信息单准确率，于次月 5 日前邮 件至销售全员进行公示。

3. 【规范送样】项目样本需要规范制备送样，可有效减少前处理导致样本降解的风险。如未按照建议方式规范送样，样本入库员登 记为不规范样本并置于暂存库位，由样本处理专员进行样本前处 理后方可入库，样本录入提取周期较标准增加 3 个自然日。处理 后如有多余组织样本由样本组邮件通知销售经理和客服经理，3 个自然日内完成样本销毁或按次收费返还客户。